出展者・ボランティア用サイト-1:出展に必要な経費(教育関係者向け)<リンクは付けないで下さい>

青少年のための科学の祭典(札幌南大会科学の祭典in北海道札幌冬の大会など),CISEサイエンスフェステイバル
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材料費・消耗品費の領収書・支払および謝金・交通費などに関する注意:(update: 2019/07/27

[1]材料費・消耗品費について: 子どもゆめ基金の助成を受けた体験型科学啓発活動での制限は次のようになっています。(ピンク色のフォントの部分は実際にはよく買われている例です。認められない消耗品を特に必要な場合は,予めご相談下さい。)

消耗品費(材料費)
認められるもの-A: 活動に真に必要な消耗品(チラシや活動資料等作成のためのコピー用紙・インク代、教材費・材料費)
認められないもの-B:
花火代、衣類代、記念品代、表彰経費、ノート、鉛筆、ペン、はさみ、カッター,テープカッター,かみそり、マスク、日焼け止め、講演会において演台に飾る生花代、活動記録の撮影・現像・写真焼付け代・記録用メディア代、スコップ、テント、オーディオ機器、テレビゲーム、ボードゲーム、カードゲーム、トランプ、カルタ、百人一首
認められないもの-C:・・・緑色の文字を追記2019-03-19
・購入単価が1万円(税込)を超える物品の購入費(全額)
・指導者や協力者(団体構成員含む)の資質向上を目的とした書籍の購入費
・金券、カメラ、領収書、ゴム印、印鑑、鉛筆削り、パンチ、ラミネーター、プリンター、ラベルプリンター、机、椅子、ファイル、クリアファイル、収納棚、収納ケース(蛍光メッシュケース,メッシュケースもダメ!)、コンテナ(段ボール箱もダメ!)、台車,段ボール箱でイベントでの仕分け箱・コンテナとして使用するもの(単に搬入・搬出に使うだけであれば,認められます)。

以下の注意にもご留意下さい。

1)レシート・領収書: 子どもゆめ基金による助成活動の場合,ホームセンター,スーパー,百均,コンビニなど店舗での購入について,宛名欄のないレシートが標準になります。できるだけ宛名欄のないレシートにして下さい。宛名欄のある領収書の場合は宛名を次のようにして,主催団体を記入して下さい:

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6月:さっぽろ水道フェスタ,宛先:「一般社団法人ちせ」または(一社)ちせ

7月:ウォーター工作会,宛先:「一般社団法人ちせ」または(一社)ちせ

7月・8月:キッズドリームフェス_ファイターズ科学教室,宛先:「サイエンス・スパークス

8月:デパートでサイエンス!~サイエンスラボin三越,宛先:「サイエンス・スパークス

8月:中央図書館工作会「カガクに挑戦!」 :宛先:「サイエンス・スパークス

8月:サイエンスラボ札幌in真駒内,宛先:「サイエンス・スパークス

9月:科学の祭典in北海道(&札幌南大会),宛先:「科学の祭典in北海道」または「HSF

10月:サイエンスラボ札幌(もいわ,南の沢,新琴似),宛先:「サイエンス・スパークス

1月:CISEサイエンス・フェスティバル,宛先:「一般社団法人ちせ」または「(一社)ちせ」

2月:科学の祭典札幌冬の大会,宛先:「サイエンス・スパークス

3月:サイエンスラボin北広島,宛先:「科学の祭典in北海道」または「HSF

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として下さい。但し書きに明細(品名,単価x数量)を記入するか,明細の記載されているもののコピー,納品書・請求書,などを一緒にご提出下さい。

その他の大会の場合は,それぞれの主催者の指示に従って下さい。例えば,科学の祭典札幌サウスイースト・オータム大会では「科学の祭典 清田大会」;科学の祭典札幌豊平大会,札幌白石大会,札幌中央区大会では「サイエンス倶楽部」です。

店舗での購入ではなく,製造業者やその代理店などからの購入の場合,現金払いでなく,見積・請求・納品の3点書類セットでの手続きができます。この見積書・請求書・納品書だけの場合は,こちらで送金できますので,次の情報を販売業者に伝えて下さい。書類は下記への郵送,または当日持参でもよいです。但し,納品書の日付はイベントの前日までのに限ります。
宛名:「サイエンス・スパークス」または「科学の祭典in北海道」(他の主催者の場合は,それぞれの主催者に問い合わせて下さい。)
住所:064-0919 札幌市中央区南19条西7丁目1-20 サイエンス・スパークス内
電話:090-6264-0847
担当者:四方 周輔

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2)レシート・領収書を次のファイルを印刷して,封筒の形に折り畳み,ご記入の上当日会計に提出下さい。1行に一つのレシート・領収書が対応するようにご記入下さい。封筒の形は折り畳むだけにして使い,糊付け,テープ付けはしないで下さい。レシート・領収書を封筒内に糊やテープで貼り付けることもしないで下さい。(「サイエンス・スパークス」または「科学の祭典in北海道」)

pdfファイル:sf-封筒_長形3号・消耗品立替払い封筒様式_手記入-2_new⇒A4-1b

Wordファイル:sf-封筒_長形3号・消耗品立替払い封筒様式_手記入-2_new⇒A4-1

3)材料費:5,000円/ブース・日,これが標準(「サイエンス・スパークス」または「科学の祭典in北海道」が主催の場合)です。これ以外の主催者のイベントでは,それぞれの主催者の指示に従って下さい。材料費を多く必要な場合は事前にお知らせ下さい。予算のあるときには倍くらいまで認めることがあります。各材料の単価は,消費税込みで,1万円未満になるようにして下さい。消耗品の性質を持たない物品は避けて下さい。また,パソコンのメディア関連(CD,DVD,BE,SDメモリー,USBメモリーなど)は,実験に使う材料でないときは,補助金での支出を認められません。実験に使う材料の場合は,領収書入れ封筒に具体的に用途を明記して下さい。例:CDを回転盤として使用する,など。

A)補助金で認められなかった物品の例(2017年度;No.はこちらの参照メモです):1)USBマイクロスコープ4,190円,2)白衣2,700円(No.24,33),3)切断機3,132円(No.27),4)軽あけパンチ1,445円(No.101),5)ラミネーター4,150円(No.102),6)LEDライト付き卓上拡大鏡3,290円(No.179),7)ハイマッキー525円,315円(No.35),マーカー,フェルトペン,ポスカ,8)踏み台1,382円(No.183),9)音の静かな台車ミニ4,298円(stg2-15),10)コンテナ1,830円x2個(stg2-27),11)カミソリ(stg-28),12)ファイル(stg2-23),13)テープカッター(stg2-56),14)クリアファイル(stg2-56),など:補助金団体の一つである子どもゆめ基金では,2017年度から「参加者が持参できる文房具(ノート,ペン,はさみなど)は各自で持参してもらうように手配して下さい。」とありますので,筆記用具は認めなくなったと理解しています。

A-1)印刷費,複写費は部数・枚数の分かる書類(請求書,納品書等)を提出してください。特に「印刷費」は,印刷の見本の提出をお願いします。

B) 出展票Aの項目(「サイエンス・スパークス」または「科学の祭典in北海道」):「指導・展示内容(100字~200字程度)」は必ずご記入下さい。報告書,マニュアルを作成するときはこれが必要になります。報告書ではそのテーマでの購入物品の必要性を必ず問われますので,それを補助金団体に説明するために内容の記述がなければ手の施しようがありません。

C) 宛名付きの領収書での注意:販売店の(1)住所(2)電話番号(3)店名・社名(4)社印または担当者印(5a)但し書きに,購入物品の明細<品名,単価x数量>を記入(5b)または明細書の添付,または(5c)納品書または請求書の添付が必要です。特に,金額と品名・単価・個数の記述が手書きになるため,(4)社印または担当者印が必要です。繰り返しになりますが,社印または担当者印は必ず押してもらって下さい。

良い例1)

良い例2)

悪い例1)印鑑が何もない!!!

 

D) 子どもゆめ基金の助成によるイベントの場合は,レシートが認められます。レシートには小さな宛名欄のあるものもあります。

E) 普通の領収書(宛名・金額と品名・単価・個数の記述が手書き),宛名付きのレシートタイプの領収書(宛名だけが手書き),宛名なしのレシート(手書き部分はなし),これらの内,「普通の領収書」には社印または担当者印が必要。つまり,「品名」や「金額」の手書き部分があるときには印鑑が必要と見れます。

a)レシート・領収書:一つのレシート・領収書に,私用の品目を混ぜないで下さい。私用の品を別に集計することで済ます方がいますが,事務処理上のミスの元なので,決して私用の品目を混ぜないように注意して下さい。特に百均での買い物で見られますので,ご注意下さい。

b-1) レシート・領収書の表側には,追記はしないで下さい。但し,品名が不明なもの,例えば「雑貨」,「部門01」,「一般パーツ」など分類名だけで品名が不明なものは,赤色のペンで品名を書いても良いです。表面に書けない場合は,裏面に次項の要領で記入して下さい。それ以外の,例えば「演示講師の氏名」,「演示講師の所属」,「自分のレシート・領収書のなかでの番号」などは表面には書かないで下さい。

b-2)時間に余裕のある場合は,レシート・領収書の裏側に,次のように購入者と出展ブース名の情報を略記して下さい。(1)レシート・領収書を裏返す,(2)上下を逆さにする,(3)逆さになった裏面の上部に購入者または代表して立替払い金額を受けとる人の「氏名」と「出展ブース名」(略称で可)を記入,例:「山本太郎,スライム」,「山本花子,スライム,酸・塩基」(4)東急ハンズのレシートのようにカラー文字で埋まっている場合は,白い空白の部分に小さく記入するか,ポストイットに書いて貼付する,(5)このようにすること,補助金の収支簿入力作業で,レシート・領収書の上部をA4用紙に糊付けした状態で,下部をめくることで購入品目の用途,または用途の問合せ先を確認できる。

c) 前年度のレシート・領収書を混ぜないで下さい。

d) レシートの下部にポイントやクレジットカード情報を記載しているのがありますが,この部分は切り取らないで下さい。その下部にレシートの通し番号などの必要な情報が記載されている場合があります。同じ品物を同じ日に購入したときに,この部分が必要になる場合があります。特に,「東急ハンズ」のレシートは切らないで下さい。

e) 宛名欄のある領収書の但し書きで,「・・・,・・・,など」と書く人がいますが,明細が貼付されない場合,など」というのは意味をなしません。特に百均の宛名付きの領収書で明細または明細のコピーを貼付しないとき,「AAA,108円x8個,BBB,108円x5個」のように合計金額が合うように個数を調整して下さい。但し書きのスペースで間に合わないときは,空白部分を全て活用して細かく記載して下さい。または,2種類くらいにして,個数だけで調整して下さい。百均だからできるやり方です。

[2]謝金・市内交通費について: 演示講師やスタッフへの謝金のうち一部は寄付をして頂いて弁当代や運営にかかる費用に使わせて頂くことをご了承下さい。寄付の形を避けたい方は,予めお知らせください。謝金の設定や寄付の金額は大会ごとの予算によって変わりますが,交通費を含む実質的な謝金の額はいつも同じになるように努力しています。

実質的謝金の額は主催団体や大会によって異なりますが,サイエンス・スパークスと科学の祭典in北海道が主催の場合は,3,000円にしています。高校生への交通費込みの謝金は,1,500円です。中学生へは謝金の形で出すことはできず,交通費の実費をお渡ししますので,自宅から会場までの経路,交通費の明細を把握しておいて下さい。

中学生以外に対する交通費を謝金に含ませるのは,交通費計算を正確にする労力が非常に大変なためです。ご理解のほど,よろしくお願いします。

[3]市外交通費について: 札幌圏以外からの参加者への交通費は,車で来られる方には20円/kmx往復距離(km),公共交通機関で来られる方は遠距離高速バスの往復料金です。予算に余裕があるときは,JRの料金を支払うこともあります。高速料金は支払える場合とそうでない場合があります。通常は片道(往路)で領収書のある場合に支払うようにしています。予算が少ないときは出しません。道外の方は,道内に入ってからの交通費の補助をします。特別なプログラムに招聘する演示講師へは飛行機代またはその一部を支払うことがあります。

[4]宿泊費について: 遠方から来られる演示講師の方への宿泊費は,最低1泊分,また1泊当たり8,000円の補助をします。予算のあるときには,前泊,当日泊,後泊のうち2泊まで出せることがあります。

主催団体宛の領収書をもらって下さい。食事代は出せないので,できれば,朝食代を含まない領収書をお願いします。または,但し書きに,「朝食代・・・円を含む」と書いてもらえると,それを引いた額または8,000円の低い方の金額を補助できます。パッケージなど朝食代が明確でない場合は,ホテルに朝食代単独の金額を聞いておいて下さい。

 

以上